劉鐵斌 博士
項兆倫，文化和旅游部副部長，長期擔任前國務(wù)院總理溫家寶的辦公室主任。而溫家寶總理更是體制內(nèi)的秘書典范（曾任中辦主任，服務(wù)多屆中央領(lǐng)導人），其親自培養(yǎng)出來的大秘必然更是精英中的精英。項兆倫的經(jīng)驗，無論對體制內(nèi)的朋友，還是處于體制外職場中的朋友，都有諸多裨益。他提出，要適應(yīng)和勝任機關(guān)工作，要有三個基本能力：準確簡潔、邏輯清晰的口頭和書面表達能力；嚴謹細致、干凈利落的辦事能力；善于溝通、商量辦事的協(xié)作共事能力。
一、表達能力
要善于用簡潔的語言，把復(fù)雜的事情講清楚，把構(gòu)成事情的各個要素以簡單明了的方式表達出來。有一個管用的訓練辦法，就是在向上級匯報前，先向自己匯報一遍，用5分鐘時間把一件復(fù)雜的事情講清楚，把你了解的情況和你的看法表達清楚。尤其是隨著資歷加深、職務(wù)提高，需要匯報的事越來越多，往往需要匯報人在幾分鐘內(nèi)把一件事匯報完。這就需要具備準確簡潔、邏輯清晰的口頭表達能力。養(yǎng)成這個習慣，你開會發(fā)言也會比較簡潔，不會東拉西扯，不著邊際，長篇大論。
寫出來的稿子一要自己沒有疑問，二要經(jīng)得起上級和別人問?？戳艘粋€稿子，找起草人來問一問這一段是什么意思，他給我解釋一番，我聽明白了，就說你把剛才解釋的話替換進去，稿子就寫清楚了。你可以來跟我解釋，但我們很多稿子是要給別人看的，要經(jīng)過多位領(lǐng)導，你寫一段看不明白的話在里面，難道每位領(lǐng)導那里你都去解釋一番？好的稿子應(yīng)當一目了然，不需要解釋。好的稿子給別人念一遍，大家就聽得一清二楚。如果稿子要反復(fù)看才能弄明白，就是寫得太復(fù)雜了。因此，一個基本的要領(lǐng)是，要想象成自己是在當面跟人說。把說的語言組織成書面的文字，這樣也就寫清楚了?？傊?，提高表達能力需要做到：搞清楚，想清楚，講清楚和寫清楚。
二、辦事能力
要做到嚴謹細致，干凈利落，關(guān)鍵是養(yǎng)成良好的工作習慣，即謀劃在前、請示在先，記錄在案、辦細辦實，報告及時、事后總結(jié)。
1、謀劃在前。做任何事情，先把“怎么做、怎么開展”想清楚。我們很多工作要搞工作方案。如辦會要有會議方案，對每個環(huán)節(jié)，每個人負責什么事，都有詳細的設(shè)計，各項工作都要按這個方案有條不紊地展開。
2、請示在先。這里有兩個重要環(huán)節(jié)：第一是接受任務(wù)環(huán)節(jié)。接到一個任務(wù)，要立即做個確認，是不是準確領(lǐng)會了任務(wù)、意圖和目的。如果沒搞清楚就去做，結(jié)果不僅可能事倍功半，甚至是南轅北轍，誤時誤事。因此，做事前一定要先把意圖吃透吃準。一個簡單方法就是簡要復(fù)述。上級給你部署一件事，你按照自己的理解，對上級簡要復(fù)述一遍，交代的是不是這么一個任務(wù)，我這么理解對不對，請上級確認，這樣就可以確保起步正確。第二是執(zhí)行任務(wù)環(huán)節(jié)。遇到重要事件或新的情況時，一定不要輕易自作主張，而要及時請示。請示還要注意兩點：一是請示的時候要提出自己的建議，你準備或你建議這事該怎么辦，而不是簡單地把問題交給上級。二是要把握好輕重。在執(zhí)行過程中只有確實重要、需要請示的事才請示，而不是有事沒事、大事小事都去請示。
3、記錄在案。接到每一個指示、電話，向別人轉(zhuǎn)達每一個指示和意見，任務(wù)執(zhí)行過程中發(fā)生的每一個變化，都要記錄在案。記錄既是為了備查，也是便于日后總結(jié)。
4、辦細辦實。就是注重細節(jié)，注重環(huán)節(jié)，工作到位。發(fā)現(xiàn)的每一個問題，可能遇到的每一個問題，都要想清楚，想周全；每一個任務(wù)，每一個環(huán)節(jié)，都要分解到責任人，做到事事有人負責，事事有人檢查。如果這個環(huán)節(jié)只有你負責，你更要想到這個環(huán)節(jié)的方方面面，辦細辦實。
5、報告及時。這里也有兩個要點：一是及時報告。你如果是一個新人，上級交給你一項比較重要的工作，往往心里并不踏實。你及時用三言兩語報告一下重要的工作進展，上級一聽，辦的路子是對的，他心里就踏實了；辦得有些偏差，及時給你指導，就可以馬上調(diào)整，少走彎路。當然你高效率、高質(zhì)量地完成任務(wù)，是最好的報告。二是按程序報告。基本要求是不越級，不越權(quán)。如果需要越級向上報告，你也要把有關(guān)情況及時告知你的直接主管上級。另外，出去開會要把會議材料帶回來，沒有材料也要有一個簡要的口頭或書面報告，不能參加了就算完了，上級也不知道你去開的這個會到底是什么內(nèi)容，哪些事是與本單位有關(guān)的。
6、事后總結(jié)。要養(yǎng)成打一仗總結(jié)一次的習慣?？偨Y(jié)可以加強經(jīng)驗積累，一次比一次做得更好，也可以避免同樣的問題重復(fù)發(fā)生，使我們的工作更加理性，更加規(guī)范。
三、共事能力
這是把事情做好的重要條件，也是一個人綜合素質(zhì)的重要體現(xiàn)。一是要商量辦事。不僅要善于跟同事商量辦事，還要善于和其他單位商量辦事，更要善于跟下級單位和下屬商量辦事。下屬習慣于接受指令而不爭論，和下屬商量辦事最重要也最難。我們承擔的絕大部分任務(wù)需要許多人多方面的配合才能完成，基本上沒有一件事情是只靠一個人就能做的，沒有協(xié)同配合不可能把事情辦好。善于溝通，不僅能得到別人的支持配合，還能吸取別人的經(jīng)驗智慧。不愿意與人溝通，或者讓人覺得不好合作，不僅得不到別人的配合，一旦出了問題、遇到難題，也難以得到別人幫助，最后是貽誤工作。二是要互相補臺。這需要有一個良好的心態(tài)，樂見他人成功，樂見他人把事情做好，分工以內(nèi)做到位，分工以外不插手，別人的事情多補臺。幫別人補臺，當無名英雄，時間長了，終究會讓人看到你的為人，最終結(jié)果是大家都愿意為你補臺。再能干、再聰明的人總有疏漏的時候，做好工作總是離不開別人幫助，離不開別人補臺。
四、自律能力
要養(yǎng)成守紀律、守規(guī)矩，鉆研業(yè)務(wù)、勤奮學習的習慣。第一是守紀律、守規(guī)矩。任何單位都有個保密紀律，就是不該說的不說，不該看的不看，不該問的不問。還要注意不該交往的不交往，這也是保密紀律中最容易被忽視、又特別需要引起警惕的一件事。第二是鉆研業(yè)務(wù)、勤奮學習。現(xiàn)在對干部的訓練中，有形的培訓是各種規(guī)章制度、專業(yè)讀本、操作指南、業(yè)務(wù)培訓，加上上級和同事的傳幫帶。無形的培訓是工作環(huán)境的熏陶和處理事務(wù)、辦文辦會的磨煉。從我們自身講，從事一項工作，就要當這項工作的業(yè)務(wù)能手；在一個崗位，就要建成放心崗位；管一個部門，就要建成放心部門。這幾條非常重要：一是要把業(yè)務(wù)書籍當案頭書，經(jīng)?？?，帶著問題看。二是要研究性地做工作。接到一項任務(wù)，要把任務(wù)當作問題來研究，在研究和解決問題過程中了解熟悉情況，掌握和改進工作方法。三是要眼中有活。要注意發(fā)現(xiàn)問題，主動找問題，看到問題不放過。如果同樣的問題一再出現(xiàn)，就一定是有一個規(guī)律性的東西沒有解決好。找到這個關(guān)鍵點，再去下工夫，就可能解決一個長期存在的問題。四是多讀書。一年要讀幾本專著，只要堅持下來，理論水平和思維能力就會不斷提高。
（劉鐵斌根據(jù)項兆倫先生文章改寫）
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